Rechnungen spielen schon seit Anbeginn der Antike eine wichtige Rolle im Handel. Dies zeigt sich schon aus den ersten Aufzeichnungen auf Papyrusrollen oder Tontafeln. Und auch die heutige Buchhaltung hat ihre Grundlagen im Mittelalter geschaffen. Ein- und Ausgangsrechnungen und deren Verarbeitung sind auch heute noch ein wichtiger Bestandteil von jedem Unternehmen und jeder unternehmerischen Tätigkeit.
Das Erfassen von Rechnungen benötigt einen großen Zeitaufwand
Das Erfassen der Rechnungen braucht Zeit. Doch auch in diesem Bereich gibt es neue Innovationen, die den Umgang mit diesen stark verändern werden. Bisher gewohnte Arbeitsabläufe können durch neue Errungenschaften heute revolutioniert werden. Bis zu diesem Zeitpunkt war das Erfassen sowie die Weiterverarbeitung der einzelnen Rechnungen meist mit viel Zeit verbunden. Schlussendlich natürlich auch mit einem hohen Kostenfaktor.
So müssen die einzelnen Eingangsrechnungen zuerst einmal geprüft werden. Danach werden die wichtigen Informationen herausgefiltert und die terminierte Zahlung kann eingeleitet werden. Das Dokument muss zudem den Vorschriften entsprechend archiviert werde usw.
All dies bedeutet Zeit und Aufwand.
KI sorgt für ein praktisches und smartes Auslesen der Rechnungen
Die Künstliche Intelligenz sorgt auch in diesem Fall für Erleichterung. Heute sind viele Unternehmen positiv überrascht von dieser. KI-Lösungen können das Erfassen der Rechnungen vereinfachen.
Zwar unterscheiden sich die Rechnungen meist deutlich in ihren Details und in dem Layout und können mitunter auch besonders komplex aufgebaut sein, doch moderne Technologien können auch damit ohne Probleme gut umgehen. Wichtige Daten wie beispielsweise die Rechnungsnummer, das Unternehmen, der Betrag, die Zahlungsfristen sowie die Bankverbindungen und mögliche Skonto-Modalitäten werden dabei vollkommen automatisiert extrahiert. KI-Lösungen gehen somit weit über die reine Texterkennung hinaus.
„Führere Systeme kamen oft recht schnell an ihre Grenzen, wenn die Rechnungen sich zu stark im Details unterschieden. So waren meist manuelle Eingriffe notwendig, wenn die Formatierung anders war als gewohnt. KI-Programme zeigen, dass sie jedoch auch mit verschiedenen Formen bereits nach kürzester Zeit sehr gut zurechtkommen können.“ sagt Jörn Halbauer, Vorstandsvorsitzender der birkle IT AG in München, ein Unternehmen das sich seit Jahren erfolgreich im Bereich künstlicher Intelligenz einen Namen macht.
Komplexe und spezielle Rechnungs-Workflows
Die Daten und Informationen, die auf diese Art und Weise ausgelesen sowie strukturiert wurden, können natürlich auch an andere, weiterführende Anwendungen sowie Prozesse innerhalb eines Unternehmens weitergegeben werden. Dies ist besonders spannend, denn somit lassen sich auch besonders intelligente Workflows kreieren, welche perfekt in vorhandene IT-Architekturen im Buchhaltungs- und Finanzbereich eingebunden sind. Man kann dadurch nicht nur eine Erleichterung, sondern auch große Mehrwerte erzielen. So spricht man nicht nur über den Eingang der Rechnung und deren Weiterverarbeitung, sondern auch über die finale Freigabe dieser im Unternehmen.
