Für viele Unternehmen bedeutet der Einsatz eines digitalen Dokumentenmanagementsystems (DMS Software) eine deutliche Rationalisierung der täglichen Arbeitsabläufe und eine hilfreiche Unterstützung bei der Verwaltung ihrer digitalen Dokumente. In den Unternehmen jeder Branche werden große Mengen an Papier und digitalen Dokumenten verarbeitet. Tatsächlich verbrauchen Büroangestellte jährlich etwa 10.000 Blatt Papier. Das sind unvorstellbar große Mengen an Dokumenten, die in einem Unternehmen, insbesondere mit 100 oder gar 500 Mitarbeitern, transportiert werden.
Unternehmen arbeiten oft dann am effektivsten, wenn die Erfassung, die Archivierung, der Zugriff und die Verwaltung von Dokumenten schnell und einfach vonstattengehen – ohne langwierige Prozesse, ohne Hindernisse bei der Suche nach Informationen und ohne die Sorge vor Datenverlust.
Höchstwahrscheinlich teilt Ihr Unternehmen diese Ansicht. Die Ineffizienz der Verwaltung von Papierdokumenten und mühsamen manuellen Verfahren ist Ihnen vielleicht auch schon aufgefallen. Darunter leidet die Produktivität dieser Verfahren. Vielleicht wissen Sie aber auch schon, dass es alternative Methoden für die Handhabung und Verarbeitung dieser Papiere gibt.
Vielleicht haben Sie bereits eine Lösung in Ihrem eigenen Unternehmen eingeführt und können bereits Ergebnisse vorweisen. Wenn nicht, sollte eine Lösung für die digitale Dokumentenverwaltung sofort eingeführt werden. Lesen Sie weiter, um mehr über die Aufgaben und Vorteile der Dokumentenverwaltung für Ihr Unternehmen zu erfahren:
Was ist Dokumentenmanagement (DMS Software)?
DMS oder Dokumentenmanagement-Software erleichtert die Verwaltung eines zentralen digitalen Speichers für die Speicherung von Papierdokumenten und digitalen Daten. Die DMS-Integration ermöglicht es Unternehmen, Dokumente zu verarbeiten, zu erfassen, zu speichern und zu verfolgen. Wenn ein Unternehmen beschließt, neue Verfahren für die Dokumentenverwaltung einzuführen, sollten alle Mitarbeiter mit an Bord sein. Denn nur wenn alle an einem Strang ziehen und die Vorteile der digitalen Arbeit erkennen, kann die Umstellung ein Erfolg werden. In diesem Zusammenhang ist es von entscheidender Bedeutung, erreichbare Ziele zu setzen, damit das Dokumentenmanagementsystem nach einer gründlichen Vorbereitung so schnell wie möglich in Betrieb genommen werden kann.
Welche Vorteile bieten Dokumentenmanagementsysteme?
An vielen Arbeitsplätzen wird nach wie vor auf die archaische Praxis zurückgegriffen, Papier auf den Schreibtischen zu stapeln und Ordner in Regale zu stellen. Infolgedessen werden einfache Verwaltungsaufgaben wie das Ablegen und Wiederauffinden von Papieren zeitaufwändig und teuer. Die Vorteile eines digitalen Dokumentenmanagementsystems sind die Antwort auf diese verschwenderische Arbeitsweise:
- Die digitale Dokumentenverwaltung reduziert den Papierverbrauch, was wiederum Kosten und Zeit spart
- Mehr Compliance und Sicherheit durch ein DMS Software
- Schnelle und einfache Integration
- Verbesserte Produktivität und Automatisierung in wichtigen Geschäftsbereichen
- Ob im Homeoffice oder im Außendienst: Flexibles und ortsunabhängiges Arbeiten
